Het vrijwilligersbeleid is een onderdeel van het beleidsplan van Coloured Circle en wordt als bijlage aan het beleidsplan toegevoegd. Aangezien het beleidsplan van Coloured Circle 2 jaar bestrijkt zal het vrijwilligersbeleid ook tweejaarlijks kunnen worden bijgesteld.

1. Belang van Stichting en van vrijwilliger
Stichting Coloured Circle kan mede door de inzet van vrijwilligers haar doelen bereiken. Hun inzet is daarom van cruciaal belang voor de haalbaarheid van onze projecten. Coloured Circle is daarom dankbaar voor de inzet van haar vrijwilligers. Tegelijkertijd beseft Coloured Circle zich, dat ook de vrijwilliger zijn of haar belangen heeft en houdt daar rekening mee. De vrijwilliger kan vrijwilligerswerk verrichten om één of meer redenen zoals:
⦁ Het werk is leuk om te doen
⦁ Met het werk kan ervaring worden opgedaan (curriculum vitae) en kun je actief blijven
⦁ Het werk kan zelfvertrouwen geven
⦁ Op het werk kun je mensen ontmoeten
⦁ Met het werk kunnen vaardigheden worden geleerd en geoefend
⦁ Via het werk kunnen nieuwe talenten worden ontdekt
⦁ De resultaten van het werk kan voldoening geven
⦁ Via het werk kan sociale erkenning worden verkregen.

2. Aannamebeleid van vrijwilligers
Bij Coloured Circle vinden wij het belangrijk dat er een goede match is tussen vrijwilliger en de organisatie. Voor beide partijen is een win-win situatie belangrijk.
De vrijwilliger dient zich welkom te voelen binnen de organisatie, achter de doelstelling van de stichting te staan en zich ondersteund te voelen bij de uitvoer van zijn/ haar werkzaamheden.
Voor de organisatie is het belangrijk dat de vrijwilliger past binnen de organisatiecultuur en dat de bijdrage van de vrijwilliger van toegevoegde waarde is.
Bij de werving en aanstelling van nieuwe vrijwilligers doorlopen we de volgende stappen:
⦁ Het kennismakingsgesprek.
⦁ Bekend maken met de bij ons geldende gedragscode/gedragsregels.
⦁ Uitreiken van de geldende gedragscode en gedragsregels.
⦁ *Het aanvragen van een VOG (verklaring omtrent gedrag).
⦁ Invullen vrijwilligersovereenkomst
⦁ Evaluatiegesprek na één maand.
Het is nadrukkelijk de bedoeling door deze maatregelen te voorkomen dat er zich ongewenste situaties voordoen.

3. Introductie en begeleiding
Aandachtspunten voor de eerste werkdag van de vrijwilliger zijn.
⦁ Een prettige ontvangst door de contactpersoon.
⦁ Een voorstelronde mocht dat nog niet zijn gebeurd.
⦁ Een rustige nadere kennismaking met het werk.
⦁ Voor zover nog nodig: het maken van afspraken over het vervolg zoals werktijden, taken, de begeleiding.

4. Start en begeleiding
Elke vrijwilliger heeft een vast contactpersoon voor ondersteuning en begeleiding. Met deze contactpersoon kan worden overlegd over de uit te voeren werkzaamheden etc. Verder is er een vrijwilligerscoördinator waar de vrijwilliger contact met kan op nemen wanneer hij/ zij algemene vragen heeft of bij klachten.
Indien vrijwilligers worden aangesteld dan geldt een nader overeen te komen proefperiode. Deze periode is niet langer dan één maand. Ook wordt een inwerkperiode afgesproken.

5. Vrijwilligersovereenkomst
In de vrijwilligersovereenkomst worden de rechten en plichten van de vrijwilliger vastgelegd, dat schept duidelijkheid. Een goede overeenkomst werkt voor een vrijwilliger niet drempelverhogend, maar juist drempelverlagend. Weliswaar gaat het om vrijwilligerswerk maar het werk is niet vrijblijvend.

6. Behoud van vrijwilligers
Het behouden van vrijwilligers is belangrijk vanwege hun ervaring en het feit dat vrijwilligers niet altijd gemakkelijk zijn te vinden. Daarom zijn de volgende aandachtspunten van belang.
⦁ Waardering, belangstelling en aandacht voor de vrijwilliger.
⦁ Een prettige werksfeer en een goede werksituatie (ruimte, materialen, begeleiding, tussentijdse evaluatie en afspraken).
⦁ Goede en open communicatie.
⦁ Duidelijke afspraken over medezeggenschap en klachten.
⦁ Kleine attenties bij jubilea, verjaardagen, kerst, nieuwjaar en ziekte.
Alle vrijwilligers die vertrekken krijgen een exitgesprek met de vrijwilligerscoördinator. Van het gesprek kan worden geleerd en informatie bieden voor het verbeteren van het vrijwilligersbeleid,.

7. Vrijwilligersonderscheidingen en prijzen
Gedurende het jaar zullen er verschillende momenten zijn waar alle vrijwilligers bij elkaar kunnen komen om kennis te maken en ervaringen uit te wisselen, dit is tevens vanuit de organisatie het moment om blijk te geven van waardering aan onze vrijwilligers.

8. Bijscholing/deskundigheidsbevordering
De vrijwilligers krijgen de mogelijkheid zich te scholen. Voor een aantal vrijwilligersfunctie is het volgen van een startcursus een verplicht onderdeel. Wij zullen het aanbod van de scholingsmogelijkheden regelmatig onder de aandacht van de vrijwilligers brengen.

9. Bedrijfshulpverlening
Het is voor stichtingen zonder medewerkers in loondienst niet verplicht om bedrijfshulpverlening te organiseren. Coloured Circle heeft vooralsnog geen medewerkers in loondienst. Zodra dat aan de orde is zal de bedrijfshulpverlening worden opgestart.

De vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, garandeert absolute vertrouwelijkheid en onderneemt alleen iets als je dat zelf wilt. Het kan enorm opluchten om niet alleen rond te lopen met spanningen of een naar gevoel. Bij de vertrouwenspersoon worden al jouw opties en de gevolgen hiervan besproken. Dus zijn er problemen waar je zelf niet uitkomt? Aarzel dan niet, en neem contact op met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is er voor alle vrijwilligers.

Overal waar mensen met elkaar in contact zijn kunnen spanningen voorkomen in de omgang: een misverstand, een uit de hand gelopen ruzie, een dreigend conflict, ongewenste humor of een niet prettig aanvoelende aanraking. De beleving van gewenste en ongewenste omgang is voor iedereen verschillend. Jij bepaalt wanneer die grens is overschreden.

Overeenkomst Vrijwilligerswerk

*Vertrouwenspersoon voor aanvraag/verwerking VOG’s is Sandy dos Reis, sandy@colouredcircle.org